Power Query: объединить ежемесячные Excel-файлы из папки и обновлять отчёт

Каждый месяц отдел продаж присылает новую книгу Excel. Вы копируете строки в общий файл, обновляете сводную и в конце замечаете, что март попал в отчёт дважды: сначала из промежуточной копии, затем из окончательной. Power Query позволяет заменить копирование одним запросом к папке. После настройки новый файл кладут рядом с прежними и обновляют отчёт. Но надёжность начинается с того, какие файлы запрос вообще читает.

Подготовьте папку, где каждый файл означает один месяц

Для примера возьмём 2026-01.xlsx и 2026-02.xlsx. В каждой книге есть таблица Excel с одинаковым именем Продажи и колонками «Дата», «Номер заказа», «Товар», «Сумма». Январская таблица содержит две продажи на 100 и 250 рублей, февральская — одну на 180. Ожидаем три строки и 530 рублей. Эти два числа пригодятся после загрузки: красивой сводной недостаточно, если одна строка пропала.

Папка не должна смешивать помесячные выгрузки с накопительными файлами «с начала года». Если февральская книга уже содержит январские продажи, простое добавление строк удвоит январь. Сначала определите смысл одного файла. Если это месячная выгрузка, храните в рабочей папке только финальные версии месяцев; черновики и архивные копии перенесите отдельно.

От списка файлов к одной таблице

В настольном Excel откройте Данные → Получить данные → Из файла → Из папки и укажите рабочую папку. В предварительном списке выберите преобразование данных: так вы увидите, какие файлы попадут в объединение. Отфильтруйте расширение .xlsx и имя файла. Временные файлы Excel, начинающиеся с ~$, и резервные копии здесь лишние. Проверьте также путь: подключение к папке может захватить файлы из вложенных каталогов.

После фильтра нажмите значок объединения в столбце Content. Power Query попросит выбрать объект из файла-образца. Выберите именно таблицу Продажи, а не случайный лист с похожим названием. Запрос применит извлечение этой таблицы к каждому оставшемуся файлу. Это работает, когда у книг совпадают тип и структура: в частности, таблица с нужным именем и ожидаемые столбцы существуют в каждой книге. Если один месяц пришёл с другой шапкой, исправьте источник или отдельно разберите отклонение до загрузки в отчёт.

Откройте созданный Power Query запрос. В итоговой таблице сохраните Source.Name: имя исходного файла рядом с каждой продажей. Тогда можно сгруппировать строки по файлу и увидеть, что январь дал две строки и 350 рублей, февраль — одну строку и 180. Если в запросе появились ошибки типа данных, исправляйте преобразование в запросе образца, которое выполняется для каждого файла, и проверьте итоговую таблицу снова. Дату задайте как дату, сумму — как число; иначе сводная может считать записи вместо суммы.

Новый файл — проверка всего маршрута

Загрузите результат в таблицу Excel или модель данных и постройте отчёт. Затем положите 2026-03.xlsx с одной продажей на 70 рублей в ту же папку и нажмите Обновить всё. В итоговом запросе должно стать четыре строки на 600 рублей; в Source.Name появится мартовский файл. Если цифры не изменились, посмотрите список файлов в первом шаге запроса и путь к папке. Если файл виден, но его строки пропали, проверьте выбранную таблицу Продажи и ошибки в шагах преобразования образца.

После каждого нового месяца полезна короткая сверка: число строк и сумма по каждому Source.Name против исходных книг, затем общий итог. Это особенно важно, если в выгрузке появился новый столбец: шаг раскрытия, созданный по старому образцу, может не включить его в результат. Если новая колонка нужна для отчёта, обновите преобразование и раскрытие, затем повторите контрольные суммы.

Соседняя задача — превратить месяцы из колонок в строки; её тоже разбирают в разделе практических задач аналитика. А если месячный отчёт пока собирается формулами и сводными вручную, статья о переходе к Power Query и Power Pivot поможет увидеть весь маршрут книги.

Когда одного объединения уже мало

В курсе «Продвинутый Excel: Power Query, Power Pivot и автоматизация отчётов» сбор файлов из папки продолжается обновлением отчёта за следующий месяц. Вы соедините продажи со справочником себестоимости, разберёте неизвестный товар, сверите контрольные числа и соберёте отчёт по продажам и марже. Затем программа ведёт к модели Power Pivot и мерам DAX для отчётов по остаткам, закупкам и план-факту. Откройте программу и пробный урок, если хотите пройти путь от исходных книг до обновляемой рабочей книги.